Prosjektadministrasjon

Har din bedrift behov for et system for å ha bedre kontroll og varsel på når en oppgave skal utføres eller godkjennes, hvem som er ansvarlig for å utbedre et avvik og når, ferdig definerte prosjektrapporter og sluttrapporter til kunde, system for å følge opp inspeksjoner og kontroller, bedre kontroll på hva de ansatte har av planlagt arbeid, kan vi ha det rette systemet for deg. Våre systemer legger opp til at KS-arbeidet er en viktig del av prosjektgjennomføringen. Full sporbarhet og revisjonsstyring er grunnleggende for arbeidsflyten i systemet.

Systemet er modulbasert. Prosjektstyring integrert med KS. Full sporing og revisjonsstyring der det er krav om dette i prosjektene, i tillegg til dokumentasjon av KS-arbeidet. Tilrettelagt for både desktop og mobile enheter. Inspeksjoner, vernerunder og uavhengige kontroller kan digitaliseres og utføres med våre verktøy. Under vises de ulike modulene i vårt prosjektstyringsverktøy.

PROSJEKTADMINISTRASJON

-Systemet er oppgavestyrt og egner seg spesielt godt til samhandling mellom interne brukere, kunder og samarbeidspartnere

-Systemet er rollestyrt

-En gevinst ved bruk av systemet er oppsett av prosjektmaler og gjenbruk av disse for tilsvarende prosjekter

-Oppgaver godkjennes som utført av egenmannskontrollør eller av sidemannskontrollør

-Den enkelte ansatte for varsel om tildelte prosjekter og oppgaver.

-Det er støtte for budsjettbehandling og kostnadsforbruk

-Gant viser fremdrift og status i prosjektene

-Systemet kan settes opp til å sende varsel når en oppgave eller godkjenning ikke er utført innen fristen.

-Alle dokumenter lagres via drag and drop funksjon. Det er støtte for versjonshåndtering, slik at siste versjon vises.

-Prosjektadministrasjon er integrert med KS

-Ved enkle tastetrykk vises hele prosjekts historikk med utførte oppgaver, godkjente oppgaver, kommentarer

-Prosjektdeltagerne vil kunne se sine prosjekter, sine oppgaver, e-poster, kommentarer, tilgjengelig dokumentasjon, sine møter.

-Det kan innkalles til møter og det er chattefunksjon i systemet

-Systemet har støtte for rapportering/KPI'er

-Bedre kontroll på om en oppgave er utført

-Bedre kontroll på om en oppgave er godkjent

-Varsel om en oppgave ikke er utført eller godkjent innen fristen

-Varsel når en frist nærmere seg (systemet tar høyde for helligdager)

-Bedre kontroll på e-poster, kommentarer og dokumentasjon som er lagt inn i prosjektet

-Kommentarer kan erstatte e-poster

-Full oversikt over aktiviteter og kommentarer, som pdf eller som print (dette er spesielt nyttig om kunden etterspør denne dokumentasjon og for å kunne legge igjen på byggeplassen)

-Prosjektdeltagerne har tilgang til sine oppgaver, kommentarer, e-post, dokumentasjon, mine møter fra mobil

-Dokumenter deles, redigeres og lastes enkelt opp i portalen via drag and drop.

-Versjonshåndtering, slik at siste versjon alltid vises med et ikon for tidligere versjoner

-Ledelsesrapportering/oppfølging av KPI'er

PROSJEKTMALER

-ITassist kan hjelpe våre kunder med å lage malprosjekter, slik at oppgaver og sjekklistepunkter kopieres for tilsvarende prosjekter.

-Kunden velger selv hva som skal kopieres med fra et utvalg av kriterier.

-Ressurser kan også kopieres fra malen og enkeltressurser kan byttes ut med andre.

-Som kunde vil du spare tid ved at malene gjenbrukes istedenfor å opprette og definere oppgaver for ethvert prosjekt.

-Oppgaver kan også opprettes forløpende og tildeles ressurs, der det er mest hensiktsmessig.

-Malene brukes der det er relevant og spesielt der prosjekter er identiske, for å spare tid.

FLETTEDOKUMENTER

-En viktig funksjon i vårt system er at predefinerte felter kan settes opp slik at informasjon og data hentes fra en og samme kilde.

-Et eksempel på dette kan være at logo, footer og header skal endres i mange dokumenter.

-Et annet at fakturagrunnlag hentes fra andre deler av systemet ferdig predefintert med kundeinformasjon, prosjektnummer o.s.v.

-For mange er det en stor og omfattende oppgave dersom dokumenter skal endres i header og footer, ny logo, nytt firmanavn.

-Vårt system kan hjelpe dere å spare tid ved at samme informasjon hentes fra en og samme kilde, for å tilgjengeliggjøres i andre dokumenter eller felter.

RESSURSSTYRING

-I systemet ligger støtte for at alle ressurser kan legges inn med timer de skal utføre på en oppgave og totalt i et prosjekt.

-Den ansatte er lagt inn med tilgjengelig tid per dag i systemet.

-I prosjektet er hovedrammen lagt inn, mens timene fordeles på den enkeltes ressurs sin kapasitet.

-Rapporter vise til enhver tid hva som er planlagt arbeid på den enkelte ressurs fram i tid.

-Med en total oversikt over hva den enkelte ressurs har av arbeid fram i tid blir det enklere å planlegge prosjekter som kommer; prosjekter en er i forhandling, prosjekter som skal startes opp, tilbudsarbeide og andre aktiviteter.

-Dette er et viktig verktøy for en leder for å kunne planlegge ressursbruk både på kort og lang sikt.

AVVIKSHÅNDTERING/RISIKOSTYRING

-I systemet kan avvik enkelt opprettes.

-Prosjekt velges fra prosjektoversikten.

-Hva slags hendelser er ferdig definert i en nedtrekksmeny.

-Ansvarlig person velges fra ansattelisten som er opprettet på Firma og ligger tilgengelig i systemet.

-Frister og varsler settes opp på oppgavenivå.

-I systemet ligger oversikt som viser avviksbehandling på årsbasis og hvilke avvik som opptrer og hvordan disse er behandlet. Dataene vises som statistikk og rapporter.

-Avvik kan enkelt opprettes fra mobile enheter. Det kan legges med både filer og bilder tatt med mobil.

-På tilsvarende måte kan risiki i prosjekt beskrives. Hva er de største risikofaktorene i prosjektet, hvem er ansvarlig for å følge de opp og rapportere.

-Full statistikk på avvik som er opprettet og hvordan disse er behandling. Dette som en del av kontinuerlig forbedring og ISO standard. Dette er også viktig statistikk for ledelsen og ledelsesoppfølging.

-Enkel tilgang til å opprette avvik fra mobil

-Egen arbeidsprosess for risikovurderinger i prosjektene og oppfølging/behandling av disse.

TIMEFØRING/FAKTURAGRUNNLAG

-Timeføring kan startes automatisk på en oppgave eller føres manuelt

-Timer kan føres fra kontoret eller via håndholdte enheter

-Nærmeste leder får varsel når timer er klar til godkjenning

-Timer ført i systemet gir automatisk fakturagrunnlag

-Timeføring på en oppgave kan startes automatisk

-Leder for varsel når timer skal behandles og godkjennes

-Fakturagrunnlag lages automatisk når timer er ført

-Timer kan føres fra mobile enheter

-Timer forbrukt rapporteres i.h.h.t budsjett og ramme lagt inn i prosjektet

MOBILE ENHETER

-Prosjektdeltagerne har full tilgang til sine prosjekter, oppgaver, kommentarer, e-poster, min kalender, mine møter, mine aktiviteter, kontaktinformasjon, relevante dokumenter.

-Timer føres enkelt i systemet, hvor leder godkjenner.

-Avvik registeres enkelt og filer og bilder lastes opp og sendes ansvarlig person.

-Får varsel om når en oppgave skal utføres eller godkjennes

-Mottar varsel når en oppgave ikke er utført eller godkjent innen fristen

-Kan enkelt føre timer

-Holde rede på møter og aktiviteter

-Enkelt finne kontaktinformasjon til prosjektdeltagere

-Se kommentarer som er lagt inn i prosjektet

-Tilgang til e-poster som ligger på prosjektet

WEB hotell

-I systemet ligger støtte for prosjektweb

-Brukerne tildeles rolle og rettigheter

-Systemet holder rede på hvilke prosjekter brukeren er tilknyttet

-Bruker får varsel om tildelte prosjekter og når oppdateringer gjøres i dokumenter.

-Mapper med faginnhold, dokumenter, filer lastes enkelt opp i systemet med drag and drop.

-Systemet holder rede på versjonshistorikk

-Relevant prosjektinformasjon kan enkelt deles med eksterne samarbeidspartnere og kunder.

-Tiden man bruker på å informere samarbeidspartnere og kunder via telefoner, møter, e-post kan reduseres betraktlig.

GANT

-Systemet innehar støtte for gant

-Alle oppgaver som er tidsangitt vil vises automatisk i ganten.

-Via drog and drop funksjonaltiet kan en enkelt flytte en oppgave(r) fram i tid.

-Det kan legges inn tidsavhengighet på oppgaver i forhold til når en oppgave skal påstartes - når en annen er avsluttet.

-Dette er et planleggingsverktøy som viser prosjektleder/ledelse hvilke oppgaver som skal utføres når og med tidsangivelse.

-Gantdiagrammet kan eksporteres til Microsoft Project

-God oversikt over alle oppgaver som skal utføres i et prosjekt og når det skal utføres.

-Drag and drop funksjonalitet som gjør det enkelt å flytte oppgaver fram i tid eller planlegge oppgaver som har avhengighet.

-Gantdiagrammet kan enkelt eksporteres til Microsoft Project og deles med samarbeidspartnere og kunder.

SJEKKLISTER

-ITassist hjelper deg å digitalisere sjekklistene dine

-Digitaliseringen gjør at man erstatter papirskjemaer og manuelle sjekklister.

-Sjekklistene vedlikeholdes i systemet

-Din verdi er at du sparer tid på å fylle inn samme informasjon i flere dokumenter og enklere kan oppdatere samme informasjon ved endringer.

-Hele prosessen med å gå over fra papirskjemaer og manuelle sjekklister vil også gi spart tid både i forhold til å oppdatere listene, men også i forhold til å gjøre de tilgjengelige.

Prosjektstyring

Prosjektadm.

Bedre kontroll i prosjektgjennomføringen. Tildeling av oppgaver med ansvar og tidsfrister. Godkjenning på oppgavenivå. All dokumentasjon og korrespondanse på et sted. Budsjett og faktiske kostnader. Prosjektfakturering. Prosjektmaler med gjenbruk av sjekklister og oppgaver.

 

Dokument- og avvikshåndtering

Dokument- og avvikshåndtering

Bedre kvalitetskontroll. Egenmannskontroll, sidemannskontroll, tverrfaglig kontroll og tredjemannskontroll. Avvik registeres enkelt via håndholdte enheter. Oppfølging/behandling tildeles ansvarlig person med oppsatte frister.

 

Ressursstyring

Ressursstyring

Bedre oversikt over ressurssituasjonen og hva den ansatte har av oppgaver/ledig tid. Det er også mulig å planlegge oppgaver fram i tid.

Timeføring og faktureringsunderlag

Timeføring og faktureringsunderlag

Enklere å føre timer fra bygg- og anleggsplass. Loggføring og godkjenning av timer på mobil. Loggføringen gir automatisk fakturaunderlag.

Innholdsportal

Innholdsportal

Enkelt å lage, redigere og vedlikeholde nettsider og intranettportaler. Vi har kunder som benytter verktøyet som prosjektweb, hjemmesider, intranett og kundedatabase (CRM).

Spørreundersøkelser

Spørreundersøkelser

Enkelt kunne kommunisere og få tilbakemeldinger fra ansatte og kunder via web. Kan også benyttes til internkursing for ansatte. Det settes enkelt opp spørsmål som de ansatte må svare på i undersøkelsen eller kursingen.

Lagd for skyen

Lagd for skyen

Enkel pålogging. Plattformen er fremtidsrettet og skybasert. Som kunde får du brukernavn og passord for innlogging.